UNA
OJEADA A LOS TEXTOS DE TEMA DOCUMENTAL
Lucila González de Chaves
EL
INFORME:
Es una consideración sobre
los hechos, una exposición de soluciones posibles de orden práctico. El informante
debe recordar su responsabilidad frente al objetivo de su informe que es
servir, ser eficaz.
Los informes se originan,
regularmente, en el análisis, en los
archivos o en la investigación.
Un informe debe ser:
Preciso: referirse
solo al asunto fundamental, exponiendo el problema, proporcionando datos, etc.
Claro: escribir
en orden lógico las ideas y suprimir las
muchas explicaciones.
Conciso:
el informe necesita brevedad, para ello se requiere buen conocimiento y dominio
del idioma.
Objetivo: basado
solo en hechos reales.
Hay informes que no
requieren investigación especial sino que se extraen de los archivos, de los
hechos que ocurren; son los informes periódicos (mensual o semanal).
Otros informes requieren investigación especial; son los que
se realizan para proporcionar nuevos datos, hacer sugerencias, resolver
problemas; ellos son:
Informe
analítico:
presenta los resultados de un examen, una inspección, una investigación sobre una persona o un hecho determinados.
Informe
de recomendaciones: presenta los resultados de los estudios o de
las investigaciones y, además, da sugerencias acerca de lo que es conveniente
hacer.
Algunos estudiosos hacen otra clasificación:
Expositivos: informes
que presentan los hechos sin ningún tipo de análisis y sin conclusiones. Tienen
valor a causa de los datos que contienen.
Interpretativos:
ofrecen datos e información para evaluar y aclarar circunstancias. Son los informes
que evalúan empresas y empleados.
Demostrativos:
presentan los hechos gradualmente. En su redacción debe haber una marcada
diferencia entre los hechos en sí, y los comentarios y sugerencias.
La
presentación del informe
Puede ser como una carta; como un memorando; o
como un trabajo de investigación
siguiendo las normas del ICONTEC, si el informe es muy largo.
El
orden
Que debe seguirse es:
Presentación del asunto
(debe ser breve).
Sustentación de los
conceptos con hechos concretos (datos, pruebas, cifras, porcentajes, etc.)
Conclusiones.
Anexos (todos al final del
informe, numerados para que sea posible identificarlos con el asunto al que se
refieren).
EL
MEMORANDO:
Es “Lo que
debe ser recordado”. Trasmite una
información específica dentro de una institución.
Exigencias:
Brevedad:
el objetivo es únicamente informar.
Utilizar
frases y párrafos cortos para no oscurecer la idea.
Tener
claridad, precisión y concisión.
No
se redacta nunca en primera persona del singular.
Referirse
a cosas o hechos sobre los cuales se han dado ya explicaciones.
Redactarlo
en forma positiva.
Revisar
y corregir antes de firmarlo y enviarlo. (Hay formatos que en el encabezamiento
ya dice el nombre de quien redacta, así, no hay necesidad de firmar)
EL ACTA
Es la relación por escrito
de deliberaciones y acuerdos entre las personas
reunidas con un motivo especial.
Las actas jurídicas, legales o protocolarias
siempre están ceñidas a un patrón riguroso; pero, las de reuniones de empresas, instituciones o
negocios no se ciñen a ese patrón.
Las
actas tienen una misma forma de redacción:
Número del acta.- Ciudad y
fecha.- Local y hora en que se efectuó la reunión.- Nombres de los asistentes (si son pocos).- Número
de asistentes.- Orden del día.- Resoluciones y acuerdos.- Conclusiones.- Cierre
de la reunión.- Firmas.
LA
CIRCULAR:
Es una carta que “circula”; una orden que da alguna autoridad.
Una carta o un aviso dirigido a varias personas con un mensaje determinado. Se
emplea en asuntos de carácter permanente.
Se diferencia del memorando porque
este es transitorio y la circular, no.
Exige
Claridad, sencillez y brevedad.
Usar frases y párrafos cortos. Un
párrafo por cada idea.
Dar la sensación de que la
circular se dirige a una sola persona,
aunque sus destinatarios sean muchos. Las entidades bancarias utilizan este
documento.
EL
RESUMEN
Es un compendio claro del
contenido de un texto.
Exigencias:
-
No debe contener datos, ideas, conceptos que no aparezcan en el texto
original.
-
Señalar la manera en que el texto original trata el tema: forma teórica;
experimental; teórico-práctica, etc.
-
Dar una idea completa del contenido del texto original.
-
No se redacta en primera persona gramatical sino en tercera, para
mantener la objetividad.
-
Debe haber coherencia en los párrafos y en las ideas que conforman estos;
es decir, el resumen debe ser una
verdadera redacción.
-
La extensión está sujeta a la importancia y al contenido del texto
original.
- Dar prioridad a las ideas
centrales del texto original, sin cambiarlas, ni comentarlas, ni darles
interpretaciones.
No empezar el resumen diciendo:
‘El autor nos dice que...’. ‘Yo creo que el texto...’.
- Recurrir a citas textuales
cuando ellas sean realmente indispensables, porque el resumen no es una copia
del autor
Partes
del resumen:
Título.- Referente, es decir, tema.- Introducción.- Subtemas (subtema 1, subtema 2, subtema 3, etc.)
LAS
CARTAS:
Son un medio rápido y
directo de comunicación (hoy, se envían por fax). La carta debe ser clara,
resumida. Adaptar la redacción de ella al carácter y cultura del destinatario.
Aunque en estos tiempos de correo
electrónico, celulares y redes sociales, la carta va perdiendo espacio e
interés.
Hay
varias clases de cartas:
De negocios (es la
correspondencia comercial)
Familiares y de amistad
Cartas literarias
En
relación con las cartas de negocios:
En cuanto a su contenido,
la carta es una PROYECCIÓN DE LA EMPRESA.
En cuanto a su formato, ES
UNA PROYECCIÓN DE LA SECRETARIA.
En una empresa dirigida por
personas pesimistas o de mal carácter,
probablemente se tenderá a escribir cartas que reflejan aspectos negativos.
Un directivo dinámico,
optimista, con visión de futuro, logrará, sin proponérselo, que en su
correspondencia afloren esos rasgos positivos de su personalidad.
La correspondencia comercial
es también comunicación directa y personal, por eso requiere del arte de saber
decir y escribir.
LA
RELATORÍA
Un relator es una persona
que escucha y toma datos SOLAMENTE sobre lo que escucha; luego, hace la
relación (relatoría) en forma oral o escrita.
Exigencias.
- Ser
objetiva, concisa, veraz, clara.
- No admite conceptos
personales y apreciaciones de índole subjetiva. - De cada acontecimiento del
cual se hace relatoría, el relator debe tener pruebas de veracidad si así se lo
exigen.
LA
RESEÑA
Es un medio de información
y de crítica de libros y trabajos publicados.
La diferencia con el
resumen está en que la reseña agrega a lo informativo un aspecto valorativo; en
cambio el informe no tiene juicios críticos.
Exigencias:
-Referencia bibliográfica
(autor, título de la obra, edición, ciudad, casa editora, año de publicación).
-Extraer del libro
información interesante.
-Presentar esa información
de manera clara, agradable, sencilla y precisa.
-Dar a conocer una opinión
crítica justa e imparcial sobre el libro en mención.
-Pueden emplearse las citas
textuales como soporte de opiniones, sin abusar de ellas.
EL
ENSAYO:
Los orígenes de esta
palabra le dan un significado de “intento”, “tentativa”.
El vocablo latino “exagium”
es “pesar algo en la balanza”.
El ensayo es una actividad
relacionada con la inteligencia y con el saber. No es acumulación de datos,
sino un tema tratado con matiz conceptual y expresado con elegancia, sabiduría
y claridad, porque “el ensayo es el arte de las ideas”. Ha llegado a ser un
género literario.
Características
esenciales:
La libertad de expresión,
el aspecto imaginativo y personal.
Es diferente del TRATADO
que agota un tema y lo trata de manera completa.
El ensayo conlleva novedad
y su valor reside en la búsqueda, la pesquisa y la indagación.
El ensayista escribe
impulsado por el conocimiento de ideas y opiniones sobre el tema. Por eso sus
escritos son agudos, pues emanan de una exploración vertical y no horizontal.
El ensayo contiene más
ideas y menos datos.
Temas
propios para ensayos:
Política, historia,
religión, psicología, antropología, filosofía, humanismo, etnografía,
pedagogía, literatura, etc. En el periodismo son formas de ensayo el artículo
de opinión, el comentario, el editorial.
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