martes, 31 de enero de 2017

UNA OJEADA A LOS TEXTOS DE TEMA DOCUMENTAL





UNA OJEADA A LOS TEXTOS DE TEMA DOCUMENTAL


Lucila González de Chaves


EL INFORME:

Es una consideración sobre los hechos, una exposición de soluciones posibles de orden práctico. El informante debe recordar su responsabilidad frente al objetivo de su informe que es servir, ser eficaz.
Los informes se originan, regularmente, en el  análisis, en los archivos o en la investigación.
Un informe debe ser:
Preciso: referirse solo al asunto fundamental, exponiendo el problema, proporcionando datos, etc.
Claro: escribir en orden lógico las ideas y suprimir  las muchas explicaciones.
Conciso: el informe necesita brevedad, para ello se requiere buen conocimiento y dominio del idioma.
Objetivo: basado solo en hechos reales.
Hay informes que no requieren investigación especial sino que se extraen de los archivos, de los hechos que ocurren;  son los informes periódicos (mensual o semanal).
Otros informes  requieren investigación especial; son los que se realizan para proporcionar nuevos datos, hacer sugerencias, resolver problemas; ellos son:
Informe analítico: presenta los resultados de un examen, una inspección,  una investigación  sobre una persona o un hecho determinados.
Informe de recomendaciones: presenta los resultados de los estudios o de las investigaciones y, además, da  sugerencias acerca de lo que es conveniente hacer.
Algunos  estudiosos hacen otra clasificación:
Expositivos: informes que presentan los hechos sin ningún tipo de análisis y sin conclusiones. Tienen valor a causa de los datos que contienen.
Interpretativos: ofrecen datos e información para evaluar y aclarar circunstancias. Son los informes que evalúan empresas y empleados.
Demostrativos: presentan los hechos gradualmente. En su redacción debe haber una marcada diferencia entre los hechos en sí, y los comentarios y sugerencias.
La presentación del informe
 Puede ser como una carta; como un memorando; o  como un trabajo de investigación siguiendo las normas del ICONTEC, si el informe es muy largo.
El orden
Que debe seguirse es:
Presentación del asunto (debe ser breve).
Sustentación de los conceptos con hechos concretos (datos, pruebas, cifras, porcentajes, etc.)
Conclusiones.
Anexos (todos al final del informe, numerados para que sea posible identificarlos con el asunto al que se refieren).

EL MEMORANDO:

Es “Lo que debe ser recordado”.  Trasmite una información específica dentro de una institución.
Exigencias:
Brevedad: el objetivo es únicamente informar.
Utilizar frases y párrafos cortos para no oscurecer la idea.
Tener claridad, precisión y concisión.
No se redacta nunca en primera persona del singular.
Referirse a cosas o hechos sobre los cuales se han dado ya explicaciones.
Redactarlo en  forma positiva.
Revisar y corregir antes de firmarlo y enviarlo. (Hay formatos que en el encabezamiento ya dice el nombre de quien redacta, así, no hay necesidad de firmar)

EL ACTA


Es la relación por escrito de deliberaciones y acuerdos entre las personas  reunidas con un motivo especial.
 Las actas jurídicas, legales o protocolarias siempre están ceñidas a un patrón riguroso; pero, las  de reuniones de empresas, instituciones o negocios no se ciñen a ese patrón.
Las actas tienen una misma forma de redacción:

Número del acta.- Ciudad y fecha.- Local y hora en que se efectuó la reunión.-  Nombres de los asistentes (si son pocos).- Número de asistentes.- Orden del día.- Resoluciones y acuerdos.- Conclusiones.- Cierre de la reunión.- Firmas.

LA CIRCULAR:

Es una carta  que “circula”; una orden que da alguna autoridad. Una carta o un aviso dirigido a varias personas con un mensaje determinado. Se emplea en asuntos de carácter permanente.
Se diferencia del memorando porque este es transitorio y la circular, no.
Exige
Claridad, sencillez y brevedad.
Usar frases y párrafos cortos. Un párrafo por cada idea.
Dar la sensación de que la circular  se dirige a una sola persona, aunque sus destinatarios sean muchos. Las entidades bancarias utilizan este documento.

 

EL RESUMEN

Es un compendio claro del contenido de un texto.
Exigencias:
-   No debe contener datos, ideas, conceptos que no aparezcan en el texto original.
-   Señalar la manera en que el texto original trata el tema: forma teórica; experimental; teórico-práctica, etc.
-   Dar una idea completa del contenido del texto original.
-   No se redacta en primera persona gramatical sino en tercera, para mantener la objetividad.
-   Debe haber coherencia en los párrafos y en las ideas que conforman estos; es decir, el  resumen debe ser una verdadera redacción.
-   La extensión está sujeta a la importancia y al contenido del texto original.
- Dar prioridad a las ideas centrales del texto original, sin cambiarlas, ni comentarlas, ni darles interpretaciones.
No empezar el resumen diciendo: ‘El autor nos dice que...’. ‘Yo creo que el texto...’.
- Recurrir a citas textuales cuando ellas sean realmente indispensables, porque el resumen no es una copia del autor

Partes del resumen:
Título.-  Referente, es decir, tema.-  Introducción.-  Subtemas (subtema 1, subtema 2, subtema 3, etc.)

LAS CARTAS:

Son un medio rápido y directo de comunicación (hoy, se envían por fax). La carta debe ser clara, resumida. Adaptar la redacción de ella al carácter y cultura del destinatario.
Aunque en estos tiempos de correo electrónico, celulares y redes sociales, la carta va perdiendo espacio e interés.
Hay varias clases de cartas:

De negocios (es la correspondencia comercial)
Familiares y de amistad
Cartas literarias

En relación con las cartas de negocios:
En cuanto a su contenido, la carta es una PROYECCIÓN DE LA EMPRESA.
En cuanto a su formato, ES UNA PROYECCIÓN DE LA SECRETARIA.
En una empresa dirigida por personas  pesimistas o de mal carácter, probablemente se tenderá a escribir cartas que reflejan aspectos negativos.
Un directivo dinámico, optimista, con visión de futuro, logrará, sin proponérselo, que en su correspondencia afloren esos rasgos positivos de su personalidad.
La correspondencia comercial es también comunicación directa y personal, por eso requiere del arte de saber decir y escribir.

LA RELATORÍA

Un relator es una persona que escucha y toma datos SOLAMENTE sobre lo que escucha; luego, hace la relación (relatoría) en forma oral o escrita.
Exigencias.
- Ser objetiva, concisa, veraz, clara.
- No admite conceptos personales y apreciaciones de índole subjetiva. - De cada acontecimiento del cual se hace relatoría, el relator debe tener pruebas de veracidad si así se lo exigen.

LA RESEÑA

Es un medio de información y de crítica de libros y trabajos publicados.
La diferencia con el resumen está en que la reseña agrega a lo informativo un aspecto valorativo; en cambio el informe no tiene juicios críticos.

Exigencias:
-Referencia bibliográfica (autor, título de la obra, edición, ciudad, casa editora, año de publicación).
-Extraer del libro información interesante.
-Presentar esa información de manera clara, agradable, sencilla y precisa.
-Dar a conocer una opinión crítica justa e imparcial sobre el libro en mención.
-Pueden emplearse las citas textuales como soporte de opiniones, sin abusar de ellas.

EL ENSAYO:

Los orígenes de esta palabra le dan un significado de “intento”, “tentativa”.
El vocablo latino “exagium” es “pesar algo en la balanza”.
El ensayo es una actividad relacionada con la inteligencia y con el saber. No es acumulación de datos, sino un tema tratado con matiz conceptual y expresado con elegancia, sabiduría y claridad, porque “el ensayo es el arte de las ideas”. Ha llegado a ser un género literario.

Características esenciales:
La libertad de expresión, el aspecto imaginativo y personal.
Es diferente del TRATADO que agota un tema y lo trata de manera completa.
El ensayo conlleva novedad y su valor reside en la búsqueda, la pesquisa y la indagación.
El ensayista escribe impulsado por el conocimiento de ideas y opiniones sobre el tema. Por eso sus escritos son agudos, pues emanan de una exploración vertical y no horizontal.
El ensayo contiene más ideas y menos datos.

Temas propios para ensayos:

Política, historia, religión, psicología, antropología, filosofía, humanismo, etnografía, pedagogía, literatura, etc. En el periodismo son formas de ensayo el artículo de opinión, el comentario, el editorial.